Pregled škatel za shranjevanje dokumentov: vrste, cene, prednosti in slabosti

Škatle za shranjevanje dokumentov pomagajo rešiti več težav hkrati. Omogočajo vam prihranek prostora - obsežni sveži papirjev ne bodo zavzeli prostora na namizju ali v omari.

Potrebne dokumente je mogoče zlahka najti v posebej določenem in označenem skladišču. To prihrani čas in reši problem kaotično raztresenih listov papirja.

Ostaja le, da izberete želeno vrsto škatle za shranjevanje dokumentov.

Zakaj in za kakšne namene so potrebni?

Škatle za shranjevanje dokumentov opravlja več funkcij hkrati:

• organiziranje priročnega sistema arhiviranja - potrebne papirje najdete čim hitreje;
• prihranek prostora - zaradi svoje kompaktnosti škatle zavzamejo minimalen prostor;
• zaščita papirja pred mehanskimi poškodbami, prahom in sončno svetlobo;
• pomoč pri transportu dokumentov iz enega kraja v drugega, na primer pri selitvi pisarne.

Prednosti in slabosti

Škatle za shranjevanje papirjev imajo očitne pomembne prednosti:

1. Kompaktnost. Škatle lahko postavite na polico v vrsto, jih zložite, nekatere sorte pa sestavite v lično strukturo.
2. Enostavnost uporabe. Označene škatle za shranjevanje odpravljajo potrebo po kaotičnem iskanju potrebnih dokumentov.

   Po želji lahko naročite škatlo posameznih velikosti, ki ustrezajo potrebam prostora.

   Te shrambe je mogoče namestiti vodoravno ali navpično - priročno je dobiti potrebne papirje iz katerega koli položaja.

3. Trajnost in zanesljivost. Posebna zasnova shranjevanja papirja preprečuje, da bi se deformirali pod težo drugih škatel.

Vrste

Najpogostejši prostori za shranjevanje dokumentov so arhivski zaboji in kovinski zaboji s ključavnico.

Arhivske škatle

Različni po dizajnu in obliki. Klasična arhivska škatla je izdelana iz vezavne lepenke. Ima vdolbine za roke, zaradi česar je ta shramba priročna za prenašanje. Nekateri imajo posebne oznake za popis papirjev, shranjenih v notranjosti.

Pri izdelavi arhivskih škatel se uporablja tudi plastična ali vinilna prevleka, ki imitira usnje. Različice teh izdelkov se lahko razlikujejo glede na vrsto papirja, ki je v njih shranjen. Obstajajo takšne škatle:

1. Navpično. Te samosestavljene škatle so izdelane iz valovitega kartona z dodatkom plastike ali vinil vinila. Dokumente velikosti A4 hranijo v navpičnem položaju. To vrsto arhivskih škatel običajno imenujemo majhne. Opremljeni so s pokrovom na tečajih, vezmi ali ježki.
2. Vodoravno. Univerzalna škatla, ki je primerna za skoraj vsako pisarno ali arhiv. Vanj lahko postavite ne samo papirje, ampak tudi vse druge stvari, na primer pisarniški material. Te enote za shranjevanje so opremljene z režami za ročaje, pokrov pa je lahko odstranljiv ali na tečajih.
3. Cev. Valjasta škatla, ki se uporablja za odlaganje pomembnih papirjev, zvitih v zvitek.Cevi se uporabljajo za transport in shranjevanje skic ali risb.

Železna posoda

Ta naprava je nekakšen sef za dokumente. Omogoča priročno shranjevanje pomembnih papirjev v pisarni in doma.

Železni oboki so različnih velikosti: od miniaturnih škatel do polnopravnih omar z več policami.

Vsi pa so opremljeni s posebno ključavnico, ki ščiti vsebino sefa pred radovednimi pogledi.

Dodatni sistemi

Te naprave težko imenujemo polnopravne škatle, vendar se pogosto uporabljajo tudi kot prostor za shranjevanje dokumentov.

Stojala za organizatorje

Eden najpreprostejših in najbolj proračunskih načinov za shranjevanje pomembnih papirjev doma in v pisarni.. Stojala za organizatorje so priročna za zapolnitev odprtih polic in zaprtih omar. Prednosti: odprt del shrambe - enostavno vidite mapo s papirji, ki jih potrebujete. Na organizator lahko nalepite tudi etiketo.

Pladnji za korespondenco

Ta lični pripomoček za shranjevanje tekoče korespondence in papirjev se bo odlično prilegal notranjosti vašega doma ali pisarne. Izgleda organsko na mizi ali odprtih policah.

Datotečne mape

Sprejmejo lahko dokumente različnih vsebin in formatov. Datotečne mape omogočajo hiter dostop do vsebine. Takšni prostori za shranjevanje so zelo priročni za vzdrževanje baze podatkov strank in ustvarjanje kartotek.

Obstajata dve glavni vrsti map datotek:

1. Za predstavitev. Izgledajo zelo reprezentativno, izdelani so iz kakovostnega usnja ali plastike. Uporabljajo se v procesu predstavitve izdelkov ali poslovnih pogajanj.
2. Registratorji. Iz plastike ali zelo debelega kartona. Te mape se uporabljajo za neposredno shranjevanje dokumentov.

Stroški izdelkov

Cene hrambe dokumentov so različne odvisno od vrste izdelka:

• pladnji za korespondenco - 500-1500 rubljev;
• mape datotek - 50-200 rubljev;
• stojala za organizatorje - 100-200 rubljev, snemalniki, 300-500 - mape za predstavitve;
• arhivske škatle - 50-500 rubljev;
• kovinski sefi - 5.000-20.000 rubljev.

Priporočila za izbiro

Preden kupite to ali ono napravo za shranjevanje pomembnih papirjev, je koristno upoštevati več točk:

1. Material izdelka. Karton, kovina, plastika ali železo - vrsta shranjevanja je primerna za izbiro posebne notranjosti prostora.
2. Pogostost premikanja dokumenta. Če je treba papirje, shranjene v škatli ali organizatorju, pogosto jemati ven, je bolje kupiti lahek izdelek. Dovolj bo stojalo za organizatorje, mapa za datoteke ali majhna arhivska škatla iz plastike ali kartona. Veliki arhivski zaboji ali kovinski sefi so primerni za shranjevanje arhivske in druge dokumentacije, ki ne zahteva pogostega pregledovanja.
3. Količina shranjenih dokumentov. Za shranjevanje trenutne korespondence in dokumentov, ki so pozneje predmet uničenja, je dovolj, da pridobite pladenj na več ravneh. Stojalo za organizatorje in mapa za datoteke sta priročna za shranjevanje dokumentov, vendar te naprave sprejmejo le določeno število dokumentov. Arhivski zaboji in železni zaboji z več policami so primerni za shranjevanje večje količine papirjev.
4. Zaupnost. Vrednostne papirje, ki jih lahko vidi le lastnik ali vodja podjetja, je najbolje hraniti v sefu ali kovčku s ključavnico.Za dokumente, ki so prosto dostopni, so primerne vse druge vrste hrambe.

Kako se lahko uporablja?

Glavna funkcija teh izdelkov je organiziranje in transport dokumentov. Ampak se lahko uporabljajo za druge namene, kot so predvideni, za shranjevanje in premikanje naslednjih predmetov:

• pisarne;
• prebrane revije ali knjige;
• otroške igrače;
• sezonska oblačila.

Video na temo članka

Kako narediti organizator za shranjevanje dokumentov z lastnimi rokami, video navodila:

Zaključek

Škatle za shranjevanje dokumentov so priročna naprava za organiziranje pomembnih papirjev doma in v pisarni. Obstaja veliko vrst takšnega shranjevanja - od stojala za organizatorje do masivnega železnega sefa s ključavnico. Pri izbiri škatle se morate osredotočiti na količino shranjenih papirjev, težo izdelka in trajanje shranjevanja vsebine.